Időgazdálkodás okosan - A stresszmentes, hatékony hétköznapok kulcsa

Botás Enikő

2015.11.24.

Cikkünk több mint egy évvel ezelőtt frissült utoljára, a benne szereplő információk elavultak lehetnek.

Rohansz a munkahelyedre, rohansz Petikéért az oviba, majd Pistikének segítesz a matekháziban, közben pedig agyadba villan, hogy egy csepp tej sincs már a hűtőben a reggeli kávéhoz, és fürdetés közben azon is elmorfondírozol, vajon mikor fogsz nekiállni az év végi beszámoló elkészítéséhez. Millió és egy feladat, tennivaló kavarog a fejedben minden áldott nap - miért nem söpröd ki őket egyszerűen a francba?

Ha mindenre lenne idő...

Hányszor gondoltál már arra, hogy bárcsak néhány órával megtoldhatnád a napokat? Ha 24 óra helyett legalább 26, vagy ne adj isten 28 óra állna a rendelkezésedre? "Az lenne az igazi kánaán" - fut át az agyadon. Végre mindenre, de tényleg mindenre lenne időd.

El kell keserítenünk, - vagy inkább fel kell villanyoznunk? - nem ez a megoldás. Nem a napot kell meghosszabbítani, ennél sokkal egyszerűbb a képlet: a feladatkezelési szokásaidon kell változtatni.

Segíts magadon

Biztosan te is belefutottál már a neten különböző önsegítő tippekbe, időmenedzselési tanácsokba, de olvasásukkor úgy érezted, hogy ezek az általános jótanácsok, valahogy nem passzolnak a te életedhet, a napi ritmusodhoz, hogy a nagy szavak és hangzatos lőzungok helyett, valami használható, gyakorlati megoldásra van szükséged. Nos lehet, hogy akkor ideje lenne kipóbálnod az úgy nevezett GTD, azaz Getting Things Done módszert.

Néhány hete hazánkban járt és egymást után két előadást is tartott a világ talán legnépszerűbb időmenedzsment guruja, a GTD módszer megalkotója, David Allen. Ez alkalomból gondoltuk, kicsit mélyebben is beleássuk magunkat a Getting Things Done technika részleteibe, így hát leültünk beszélgetni a módszer hazai helytartójával, Hamar Domonkossal.

Szabdítsd fel az elméd

A GTD az általános időmenedzsmenttel szemben határozza meg magát. Az időmenedzsment főfókusza, hogy gyorsabban végezzük el a feladatokat. A GTD-nek viszont az, hogy tehermentesítsük az agyunkat egy csomó olyan felesleges dologtól, amit máshol is tárolhatnánk. És abban a pillanatban, hogy könnyítettünk agyunk leterhetségén, sokkal hatékonyabban és egyszerűbben tudjuk majd elvégezni a tennivalókat.

- mondja Hamar Domonkos.

A GTD módszer szerint akkor tudunk a leghatékonyabbak lenni, ha minden energiánkat, figyelmünket egy adott dologra tudjuk összpontosítani. Ehhez viszont meg kell szabadítani agyunkat a felesleges leterheltségtől.

Ez a megközelítés nem is igazán újdonság, valószínűleg te is vezettél már "to-do" listákat, határidőnaplót, vagy egyszerűen bevásárlás előtt felirtad egy cetlire mire is van szükséged - ezzel próbáltad agyadból kiírni a sok-sok felgyülemlett információt. Hamar Domonkos szerint az ilyen módszereknek az iránya nem rossz, azonban a hatékony időmenedzsmenthez sokkal szofisztikáltabb módszerre van szükség.

Az ilyen listákkal ugyanis az az alapvető probléma, hogy mivel egy helyre tömörítjük a különbőző típusú dolgokat, később nem tudunk majd mit kezdeni az egyes pontokkal, ennek hatására pedig stresszessé válunk.

Hiszen, ha mindig a szemünk előtt vannak azok a feladatok is, amelyekkel adott esetben úgysem tudunk foglalkozni, minden alkalommal, ha megpillantjuk őket nyugtalanító érzéseket generálnak bennünk.

A GTD módszer szerint sokkal jobb megoldás, ha akkor találkozunk az elintézésre váró feladatokkal, amikor tudunk is velük foglalkozni, éppen ezért a Getting Things Done technika egyik alapja, hogy

számon tartjuk a teendőket, és mindent akkor iktatunk be, amikor belefér az időnkbe.

Jó, jó, de mégis hogyan?

Hamar Domonkos szerint az első lépés, hogy tehermentesesítsük agyunkat, az elménk ugyanis nem arra való, hogy rábízzuk a feladatok listázását. A nem túl hatékony to-do listák helyett egy 5 lépcsős módszert javasol:

Rögzítés

Ürítsd ki a fejed! Az eddig elraktározott teendőket, feladatokat egyszerűen írd le - a hétvégi bevásárlástól kezdve a jövő hétre leadandó prezentációig. Írj le mindent, amit el kell végezned! Ez az első lépés ahhoz, hogy egyáltalán végig tudd gondolni, mit is tudnál kezdeni a feladatokkal.

Tisztázás

Dolgozd fel, konkretizáld! Ha egy feladattal van teendőd, döntsd el, mi a következő konkrét lépés. Ha ez a lépés kevesebb, mint két percet vesz igénybe, akkor állj is neki! Ha ennél tovább tartana, akkor gondold végig, hogy tudod-e delegálni, majd add oda a feladatot a megfelelő személynek, és írd fel a "várok rá" listára. Ha pedig nem tudod két perc alatt elvégezni és nem tudod delegálni sem, akkor halaszd el és tedd a többi feladatod közé és akkor kezdj neki csak, amikor ez a legaktuálisabb. Így elkerülheted, hogy a legutolsó és leghangosabb feladatok rángassanak.

Rendszerezés

Tegyél mindent a helyére! Lehet, hogy elsőre soknak tűnik, de ahhoz, hogy feladataidat rendszerezni tudd, minimum négy listára szükséged lesz

Projektlista: ebben vezeted, hogy milyen projektjeid vannak. Azok a feladatok tartoznak ide, amiket nem tudsz egy lépésben elvégezni, ilyen lehet a családi nyaralás megszervezése, vagy akár a céges évi zárás elkészítése.
Lista a következő lépésekről: Minden projekthez írd be, mi a következő lépés.
Lista arról, hogy amire vársz: Ide írsz mindent, amire másoktól vársz (pl.azok a feladatok amiket kiadtál másoknak vagy az interneten rendelt termékek)
Naptár: A negyedik lista tulajdonképpen egy naptár, amibe beleírod a dátumhoz kötött események listáját.

Reflektálás

Azzal, hogy feladataidat listákba szedted, még nem oldódnak meg, rendszeresen át kell őket nézned és aktualizálnod. Érdemes naponta rájuk nézned, hetente pedig, ha kell, rendet tenni közöttük. Emellett folyamatosan fel kell dolgoznod az újabb és újabb feladatokat, hogy valóban ki tudd üríteni a fejed.

Cselekvés

Itt az idő, hajtsd végre a feladatot! Mivel kezd? Az adott helyzeted fogja meghatározni, vagyis az, hogy éppen mennyi energiád, időd van, és mik a prioritások.

Stresszmentesen

Hamar Domonkos szerint a módszer egyik legnagyobb előnye, hogy

használója életéből kiiktatja a stresszt.

Ugyanis a GTD-nek hála nem csak akkor kezdünk majd el egy feladattal foglalkozni, amikor már "ég a ház", hanem kapkodás nélkül úgy oldhatjuk meg őket, hogy minden kapacitásunkkal az adott teendőre koncentrálunk.