Nincs több hely a naptáradban? Van megoldás!

2014.07.22. 08:00

Mit tegyünk, ha több a feladat, mint ami belefér egy napba? Hogyan lehet emberibbé tenni a túlzsúfolt határidőnaplót? Írásunk most azoknak szól, akik rendszeresen szembesülnek a fenti problémával.

Kezdjük a gyakran idézett tanáccsal: ne többet dolgozz, hanem okosabban! A feladatok zsúfolása és a teljesítmény állandó fokozása olyan csapda, amibe könnyű beleesni, de nehéz belőle kikerülni. A pszichológia inszufficiencia (elégtelenségi) érzésnek nevezi azt az állapotot, amikor valaki folyton elégedetlen önmagával és azt éli meg, hogy sosem teljesíti saját vagy mások elvárásait. Az inszufficiencia örömtelenséggel, kimerültséggel, szorongással, bűntudattal, a folyamatos stressz érzésével társul, ami pszichológiai problémák kialakulásához vezet, valamint pszichoszomatikus, testi betegségek létrejöttéhez is hozzájárul.

Forrás: Thinkstock

A megoldatlan feladatok felhalmozódására kétféle tipikus reakció szokott előfordulni. Az egyik a munka további fokozása, az egyre hosszabb munkaidő, a munkával töltött esték és hétvégék. A másik véglet a halogatás, a lemondás, az inaktivitás, esetlegesen depresszió vagy olyan pótlékok felhasználása, mint például az alkohol. Mondani sem kell, hogy mindkét reakció csak tovább rontja a helyzetet. A megoldás kulcsa a fenti tanács szerint máshol keresendő: az okosabb munkavégzésben és szervezésben. Találd meg, hogyan tudsz fejlődni és szánj erre külön időt! Ehhez bátran alkalmazd a következő tanácsokat:

- Az első és legfontosabb feladat az életcélok, a legnagyobb prioritások meghatározása. El kell fogadni, hogy sosem lesz annyi időd, amennyit szeretnél. Az idő hiánya végeredményben a prioritások hiánya. Aki jól osztja be a feladatok fontosságát és sorrendjét, annak megszűnik az időhiánya. Foglalkozz ezért a legfontosabb feladatokkal és fogadd el, hogy a munka sohasem fog elfogyni. Ha nem határozod meg azt a néhány életcélt, ami mentén az életedet le akarod élni, akkor garantáltan állandósítod az inszufficiencia-érzést tudatos vagy nem tudatos szinten. Érdemes leírni, hogy ebben az évben mi a három legfontosabb dolog, amit meg szeretnél valósítani! Ezután folytasd a keresést és ismételd meg ezt az adott hónappal, amelyben jársz. Ha ez is kész, akkor következik az adott hét három legfontosabb célja.

- Hétfőnként gondold át, milyen felesleges elköteleződéseket vállaltál, amelyek nem visznek közelebb az igazán fontos, saját célokhoz. Mondj le ezek közül egyet minden héten. Így több idő és energia marad a valóban fontos dolgokra. Ezzel függ össze, hogy bizonyos esetekben az a jó döntés, ha félbehagysz valamit és nem fejezed be. A dolgok menet közben megváltozhatnak, az elvárások átalakulhatnak és új szempontok merülhetnek fel. Értékes időt nyer, aki kifejleszti és szokássá teszi annak rendszeres vizsgálatát, hogy elég fontos-e a feladat a befejezéshez. Vagy azóta jobb megoldás merült fel?

Forrás: Thinkstock

- Az sem mindegy, hogy mennyi ideig tart valamely feladat elvégzése. A kutatások szerint a munkaidő egyharmadát a munkát zavaró megszakítások (például telefonok, kérdések, e-mailek, számítógépen vagy a telefonon érkező értesítések) viszik el. Az igazán fontos feladatoknál ne engedj be semmilyen zavaró tényezőt! Ha megoldható, akkor halkítsd le vagy kapcsold ki a mobilt, ne nézd az e-maileket, csukd be az ajtót. Tanuld meg csökkenteni információfogyasztásodat! A legtöbb ember sokkal több információt vesz fel, mint amire szüksége van. A fel nem használt információ csak az időt rabolja, a döntést nehezíti és akadályozza a produkciót. Ne végezz egyszerre több dolgot, inkább rendezd sorba őket. A párhuzamos folyamatok a számítógépnek valók, az emberi elme másként működik. Kizárólag arra figyelj, amit éppen csinálsz és csak befejezés után kezdj újabb feladatba. Benjamin Franklin, a zseniális fizikus, filozófus, feltaláló és államférfi szerint minden rendezéssel töltött perc egy óra nyereséget hoz. Minden este szánj öt percet a rendrakásra lefekvés előtt!

- Írd össze a reggeli kávé mellett, hogy miben voltál sikeres előző nap, mit csináltál jól, mire lehetsz büszke. Ehhez az apró dolgokat is fel kell sorolni. Ha legalább három dolgot le tudsz írni, akkor veregesd meg a saját válladat (szimbolikusan vagy a valóságban). A megérdemelt jutalmazás pszichológiai hatása összegyűlik és hatékonyan járul hozzá az inszufficiencia érzésének csökkentéséhez.

 

határidőnaptáridőbeosztásÉbredj velünk!